应付账款

• 申请备用金预支
• 零用现金补充或关闭请求
• 申请提前旅行
• 旅行 & 费用报表-国内
• 旅行 & 费用报告-国际
• 检查申请表
• W-9 (U.S. 纳税人识别号码)
• 直接存款协议-为付款人与美国.S. 银行账户只*

*请联系应付帐款(电邮:apayable@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜).edu)，以协助支付国际收款人(美国以外的银行账户).

预算转移申请表和费用更正/部门间支持申请表可在 预算 & 规划 页面下 重要形式.

采购表格可在采购办公室(A114 Altschul Hall)索取 采购 页面，或在mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜门户网站(http://portal.mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜.edu/). 请访问 采购 的更多信息.

购买商品和服务(包括非旅行相关的, 自费的大学费用超过500美元, 请参阅 采购程序. 如购买金额在500元以下，请按下列支票索取表格的程序办理.

索取支票表格程序

以便应付帐款部门处理支票请求表格, 以下文件必须通过电子邮件(apayable@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜)提交到应付账款.edu). 请注意主题为: 支票请求:【收款人姓名】. 收款人是被支付的供应商或被偿还的员工. 

1. 完成并批准 检查申请表 (说明印在表格上).
2. 实际发票或收据* (详细，显示所有购买的物品，而不是信用卡收据)的支出. 一份完全执行的协议(由mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜和收款人双方签署)必须伴随着支付服务的支票请求.g.) 500美元.00或更少.
3. 实际发票或收据必须提供购买的详细说明. 收据复印件, 信用卡交易收据, 或在正常课程中不接受实际的信用卡帐单. 在极少数情况下，实际的收据是不可用的, 如果雇员签署一份声明，证明没有实际的收据，并且不会提交重复的费用，则收据或信用卡对账单的副本将被接受. 反复使用收据替代的员工可以取消这一特权.
4. 经费的学术或商业用途的说明.

*请将小票用胶带粘在8 /2 x 11张纸上, 扫描到PDF, 并将这些表格与填妥的检查请求表格合并成一个PDF. 请不要将收据连同发还款项表格装在信封内，透过办公室间邮件寄回应付帐款.

支票申请授权书

所有支票申请表格必须由授权员工签署, 通常是部门的预算官员. 用于报销自付费用, 员工的主管必须批准支票申请单. 为部门主管, 副总裁和总统, 财务总监和财务副总裁必须审核支票申请单. 与这些费用有关的任何问题或担忧将与首席运营官或首席财务官(或与总统就首席运营官和财务官的费用进行讨论).

• 当支付外部顾问或客座讲师的服务, 必须包括收款人的税务地址和社会安全号码或EIN. 如果收款人是一个个人或实体，mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜以前没有支付过, 应付帐款需要 国税局W9形式 在他们的支付系统中为他们创建供应商配置文件. 如果没有W9文件，付款将无法处理.
• 所有支付给mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜员工(包括mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜学生员工)的津贴, 谢礼, 或为其他部门提供的额外服务必须通过工资单支付. 

请用收款人的 法律名称 在支票请求中. 请不要使用昵称或首选名称.

目前允许在支票请求、提前请求和费用报告上进行数字签名. 

请注意，mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜是免税的; 因此, 在纽约州，商品和服务的销售税(餐馆用餐除外)永远不应该包括在支付或报销的金额中. 然而, 如果mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜社区的成员在纽约州以外的地方购买物品并被收取销售税, 学院将偿还已缴纳的税款. 在购买货品前，可透过电子邮件向采购部门或应付帐款部门索取免税表格.

最后期限

支票申请表格应及时提交应付帐款处理. 支票申请通常会在收到支票后十(10)个工作日内处理.

所有支付或报销费用的请求必须提交给财务 & 运营办公室在本财政年度内发生的费用(e.g., 7月1日之间发生的费用, 2021年至6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限之前提交给财务部, 7月5日, 2022).

政策

• 要申请旅行预支，请提交一份 旅游预先申请表格 财政 & 业务办公室. 如果您不使用全部预付款，请发送电子邮件给维多利亚托罗(电子邮件:vtoro@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜).edu)提交剩余资金(现金或支票支付给mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜), 还有你的报销单, 到金融(现在位于跨教会中心, 1320套房).
• 如果你包含了只需要部分报销的收据, 请详细说明原因.
• 请参阅mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜 支出政策 可接受的差旅费.

国内旅游

• 填写一份 旅行 & 国内费用报表*.  请不要忽视填写标题栏 总体业务目标 并包括说明此次旅行的大学相关目的的文件(e.g.，确认会议注册的电子邮件，带有会议信息的传单).
• 请附上所有过路费收据, 机票(如适用), 公共交通, 停车, 行李费, lodging (if applicable; please include the itemized hotel receipt/guest folio), 餐消费, 和天然气. 如果您使用易办事证，请提供一份由易办事证报表打印出来的文件. 
• 吃饭吃, 请提交餐厅收据(显示食物的收据), 饮料, 以及每个的价格). 如果这顿饭是用信用卡或借记卡付的，请 也 如果你想要报销小费，请提交信用卡收据. 请注意，mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜不接受信用卡收据代替餐厅收据，除非mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜解释为什么餐厅收据不可用. 
• 里程报销请提供一份来自MapQuest，谷歌Maps, Yahoo的打印文件! 地图等. 解释你开了多远. 目前的里程数是由美国国税局制定的. 2022年里程报销率为58.商务里程每英里5美分, 从2021年每英里56英里的公里数报销率上调, 并从2020年的里程报销率提高到57.商务里程每英里5美分.

国外旅行

• 填写一份 旅行 & 国际费用报告表*. 请不要忽视填写标题栏 总体业务目标 并包括说明此次旅行的大学相关目的的文件(e.g.，确认会议注册的电子邮件，带有会议信息的传单). 
• 请附上所有机票收据, 行李费, 公共交通/出租车, 住宿(请包括详细的酒店收据/客人对账单), 以及消费的餐费(包括过路费), 停车, 气体(如适用).
• mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜只会在美国进行报销.S. 美元，不管你的费用是用哪种货币支付的.
• 现金购买，请使用 购买日期的兑换率，而不是偿付时的现行兑换率. mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜建议 Oanda.com的货币转换器. 请提供文件说明你在哪里找到你的汇率(e.g.、网站、银行、外币兑换等.).
• 使用信用卡购物, please use the rate of exchange as calculated by your bank/credit card company; you do 不 need to use the foreign currency worksheet included in the international travel and expense report to calculate the rate of exchange. 请将原始收据以及显示美元费用的银行/信用卡对账单的相关页面包括在内，并在差旅和费用报告的第一页注明这些金额.
• 如申请报销金融机构使用外币的费用, 请提供此费用的证明文件(银行或信用卡对账单).

*你也可以在a 检查申请表 如果你要求报销九项或更少的费用. 

请用8 1/2 x 11张纸把所有小的收据粘起来, 然后把这些表格和《旅行》结合起来 & 费用报告或检查请求表格成一个PDF. 请将合并后的PDF电邮至应付帐款(电邮:apayable@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜).Edu)注意主题是， 支票请求:【收款人姓名】 or T&报告:【收款人姓名】.

请注意，如果学员要求报销公里数，学院将不报销汽油费用. 为私人车辆使用购买的燃料包括在联邦里程报销率.

所有报销费用的请求必须提交给财务 & 运营办公室在发生费用后九十(90)天内 or 该费用是在该财政年度内发生的，以较早的(e.g., 7月1日之间发生的费用, 2021年至6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限之前提交给财务部, 7月5日, 2022).

如果你有任何问题, 请致电212-854-2010或通过电子邮件(vtoro@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜)与财务办公室联系.edu).

零用现金基金使用政策

某些部门被授权使用零用现金基金进行小额支出. 零用现金的使用政策如下:

• 部门应将基金存放在一个上锁的零用现金箱中, 哪些应该放在上锁的柜子里, 桌子上, 或壁橱.
• 以下项目不得从零用现金中支付:
  • 设备采购
  • 服务支付(e.g.，工资，咨询费)
  • 进步
  • 注册费及会费
• 零用现金应该 不 用于兑现支票.
• 应指定一名部门人员作为零用现金保管员, 未经部门主管批准，不得从基金中提款.
• 建立备用金的员工离开学院或更换部门, 零用现金账户必须注销，再开一个新账户.

零用现金基金

建立新的零用现金基金 申请备用金预支 ，填妥后交至财务处(电邮:vtoro@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜.edu)批准.

零用现金补给

为了补充资金，a 零用现金补充或关闭请求 是否为零用现金的支出做好准备. 然后将表单提交给维多利亚托罗(通过电子邮件:vtoro@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜).Edu)，实际收据用胶带贴在8 1/2 x 11张纸上, 并将这些表格与零用现金补充或关闭请求表格合并成一个PDF. 一般在收到申请后十(10)个工作日内向零用现金托管人发放补充零用现金的支票. 

零用现金近

关闭零用现金基金，a 零用现金补充或关闭请求 需要为零用现金的支出金额做准备. 然后将填妥的表格提交给财务部门的维多利亚托罗(通过电子邮件:vtoro@mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜).Edu)的实际收据.

也请让维多利亚知道任何未使用/剩余现金, 需要交到财务处(位于007米尔班克大厅)押金. 收入总额加上未使用/剩余现金 必须 与发放的备用金金额相等.

请注意，mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜是免税的; 因此, 在纽约州，商品和服务的销售税(餐馆用餐除外)永远不应该包括在报销金额中. 然而, 如果mg不朽情缘试玩网站-免费mg不朽情缘试玩网站-apple app store-mg不朽情缘排行榜社区的成员在纽约州以外的地方购买物品并被收取销售税, 学院将偿还已缴纳的税款. 在购买货品前，可透过电子邮件向采购部门或应付帐款部门索取免税表格.